Die Herausforderung!

Microsoft Teams ermöglicht einen einfachen Einstieg in die Welt der digitalen Zusammenarbeit.
Teams können jedoch nicht voll automatisiert von der Beantragung bis zur Einbettung in einen Lifecycle-Prozess erstellt werden. Sobald eine kritische Masse an Teams überschritten wird, geht die Übersicht und der strukturelle Aufbau verloren, was aus User- und Administrationssicht nicht wünschenswert ist. Unser Produkt schließt diese Lücke und verhilft Ihnen zu mehr Durchblick.

  • Eigene Abläufe von der Beantragung bis zum Lebenszyklus eines Teams lassen sich nicht komfortabel automatisieren.
  • Teams können nur schwer einer bestimmten Informationslandschaft innerhalb des Unternehmens zugeordnet werden.
  • Status, Kostenstellen, Projektnummern und andere Informationen lassen sich einem Team nicht zuordnen.
  • Es ist kein Bezug zu relevanten Prozessen und Anwendungen vorhanden.
  • Auch aus Sicht der Compliance (z. B. ISO 9001) ist eine eindeutige Verschlagwortung der Ressourcen ein wichtiger Schlüssel zu mehr Übersicht.
  • In der Administration können Teams nur an ihrem Namen und ihrer Mitgliederliste unterschieden werden.
  • Fremdsysteme, z. B. Service Desk, Einkaufs- oder Projektportal lassen sich nur mit erhöhtem Aufwand einbinden.

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Unsere Lösung

Mit unserem Produkt gehen wir einen Schritt weiter als bestehende Lösungen am Markt.
Wir erweitern Ihre Teams-Landschaft um von Ihnen individuell erweiterbare Metadaten, mit denen Sie Ihre Unternehmensstrukturen, Prozesse und andere Informationen einfach abbilden können. Teams Spirit versteht sich dabei als flexibler Baukasten, der es Ihnen mit einfachen Mitteln ermöglicht, die Verwaltung Ihrer Teams Landschaft individuell an Ihr Unternehmen anzupassen, ohne dabei Kompromisse eingehen zu müssen.

So behalten Sie trotz komplexer IT-Architekturen stets den Überblick über Ihre Inhalte.

Geben Sie Ihren Nutzerinnen und Nutzern eine einfache Möglichkeit, Teams neu zu erstellen. Legen Sie fest, welche Kategorien bei der Anlage nötig sind, ob eine Genehmigung erforderlich ist und mit welchem Template Inhalte bereitgestellt werden sollen.

Anlageformular für ein neues Team

Vergeben sie Zusatzinformationen

Eine einfache Formular-Engine unterstützt Anwenderinnen und Anwender dabei, die richtigen Inhalte zu beantragen. Mit einem integrierten Genehmigungsprozess helfen wir Ihnen bei der gezielten Bereitstellung der Inhalte.

Durch die Integration in PowerAutomate wird die Genehmigung für das neue Teams direkt über eine Nachfrage in einem Teams Kanal eingeholt.

Teams-Spirit Beispiel

Eine Innovationsmanagerin möchte ein Team für eine Produktneuheit erstellen. Die Vergabe von Metadaten hilft ihr bei der Kategorisierung, der Zuordnung der Kostenstelle und der späteren Vertraulichkeitseinstufung.

Die Anwenderinnen und Anwender erhalten eine einfache App innerhalb der Teams-Umgebung.

Mit dieser können sie:

  • neue Teams innerhalb der vorgegebenen Struktur beantragen
  • bestehende Teams anzeigen und nach bestimmten Kriterien filtern
  • Metadaten anzeigen und ändern

Durch die Strukturierung der Teams haben Ihre Mitarbeiter den Durchblick.

Teams-Spirit Beispiel

Ein Projektmanager braucht ein neues Projekt-Team. Er wählt das richtige Template und vergibt Metadaten für Kostenstelle, Abteilung und Vertraulichkeit. Das Team wird automatisch eingerichtet und Kanäle werden gemäß dem Template im Voraus erstellt.

Da es sich entsprechend der Kategorisierung um ein geheimes/vertrauliches Projekt handelt, sind externe Nutzerinnen und Nutzer ausgeschlossen und das Team wird öffentlich nicht angezeigt.

Ansicht mit Zusatzinformationen

Filterbare Übersicht der verfügbaren Teams

Mit der Erstellung eines Teams ist das Ende aus prozessualer Sicht oft noch nicht erreicht. Bei Projekten mit zeitlich begrenzten Ressourcen oder bestimmten Status kann eine weitere Trigger basierte Verarbeitung auch nach der Erstellung wichtig sein (automatische Archivierung, Abschlussberichte, Workflows, Drittsysteme etc.).

Teams-Spirit Beispiel

Eine Projektleiterin setzt den Status für ein Projekt auf „abgeschlossen“. Der Abschlussbericht wird zur Genehmigung automatisch durch einen Workflow angefordert und das Team wird anschließend archiviert.

Über die PowerAutomate Schnittstelle wird noch die Genehmigung der Besitzer zur Archivierung des Teams eingeholt. Vor der Archivierung werden alle externen Gäste aus dem Team entfernt.

Teams Spirit - Lifecycle
Teams Spirit Lifecycle - Definition von Regeln und Aktionen für automatisierte Vorgänge

*Definition von Regeln und Aktionen für automatisierte Vorgänge

Große Teams-Bestände lassen sich nun dank der zusätzlichen Integration von Metadaten einfach sichten und bearbeiten. Dabei setzen wir auf Software-Standards und ermöglichen Ihnen, den administrativen Durchblick nicht zu verlieren.

Drittanbieter-Systeme können über unsere Programmierschnittstelle (API) in beide Richtungen angesprochen werden. Somit integriert sich Teams nahtlos in Ihre Anwendungslandschaft.

Teams-Spirit Beispiel

Der interne Einkauf beauftragt eine automatische Bereitstellung von Projektressourcen (Team, MS Project Site etc.) aus dem internen Einkaufsportal heraus.

Die Entwicklungsabteilung verbindet die Systeme entweder über die REST-API oder unseren PowerAutomate Connector und Teams Spirit übernimmt das automatische Anlegen der Projektumgebungen über einen Workflow.

Teams Spirit - TS API

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Features

Provisionierung

Teams Spirit - Provisionierung Icon
  • Formular Engine zur Beantragung und Genehmigung von Neuanlagen
    • auch über REST und PowerAutomate steuerbar
  • Templates nach PnP-Standard
  • Sensitivity Labels auf Templates anwenden
  • individuelle Ablaufdaten festlegen
  • Metadaten-Sets vorgeben
  • Klonen von Inhalten
    • Planner
    • OneNote
    • SharePoint Site
    • Einstellungen
    • Kanäle

API

Teams Spirit - API Icon
  • REST: JSON
    • Provisionierung
    • Objektänderungen
    • Automatisierungen
    • Aktionen
  • Power Automate Connector
    • Trigger:
      • Trigger über Regel auslösbar
        • wenn ein Team beantragt wurde
        • geänderte Metadaten
        • Gast wurde hinzugefügt
        • uvm.
      • Freie Konfiguration der Datenübergabe
    • Aktionen:
      • Alle wichtigen Aktionen aus Teams-Spirit aus
        • Genehmigungen
        • Teams anlegen
        • Metadaten verändern
        • uvm.

Lifecycle

Teams Spirit - Lifecycle Icon
  •  Trigger
    • Neue Anträge
    • Metadaten
    • Deltaliste
      • Veränderungen innerhalb der Gruppen
        • Beispiel: Hinzufügen eines Gastes
      • gelöschte oder archivierte Teams
    • API (eingehende REST Aufrufe)
  • Rules
    • Alle bekannten Vergleichsoperatoren
      • Metadaten
      • Gruppenobjekt
    • Datumsverarbeitung
  • Actions
    • Standard-Felder einer Gruppe (Name etc.) anpassen
    • Metadaten verändern
    • Benutzer hinzufügen oder entfernen
    • Gäste entfernen
    • Teams archivieren
    • REST-Aufrufe an Drittsysteme
    • PowerAutomate Integration mit Custom Connector

Metadaten

Teams Spirit - Metadaten Icon
  • Individuelle frei gestaltbare Tags
  • Basiert auf Open Schema Standard von Microsoft
    • In allen Graph basierten Anwendungen nutzbar
  • Alle wichtigen Datentypen
    • Text
    • Zahlen
    • Datum
    • Ja/Nein
  • Frei konfigurierbare Metadaten pro Template
  • Nachträglich änderbar
    • auch über REST und PowerAutomate
  • Einbindung als Reiter in Teams

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immanuel Fuchs - Ihr Teams Spirit Ansprechpartner

Ansprechpartner
Immanuel Fuchs

Tel.: +49 (40) 53 79 87 50-0
E-Mail:

Ihr Ansprechpartner für Lösungen, basierend auf Microsoft 365 und SharePoint

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